2021サポーターソリューション

オープンテキスト株式会社

構造化データと非構造化データをSAPソリューションで一元管理
SAPと25年以上に渡りパートナーシップを結ぶOpenText

SAPと25年以上に渡るパートナーシップを結ぶOpenText。そのソリューションは、SAP製品の一部としてOEM提供されています。ポイントはSAPソリューション単体では実現できない、非構造化データの一元管理です。今回は代表的な3つのソリューションを紹介します。


3つのPoints

・SAPとの長年に渡るパートナーシップは信頼と実績の証

・構造化データと非構造化データをSAPで一元管理

・文書の作成から管理・廃棄まで情報のライフサイクル管理を実現



🔶25年以上に渡るパートナーシップ。SAP製品に溶け込むOpenText


OpenTextは、SAPと25年以上に渡り共同開発を行うなど、強固なパートナーシップを結んでいます。私たちOpenTextのソリューションは、国内で500社以上、海外でも5,000社以上で既にご利用いただいていますが、その大部分がSAPブランドによりOEM提供されているため、既にご利用中のお客様の中にもOpenText製ということを意識されることなくご利用いただいているお客様も数多くいらっしゃいます。


こうしたOEM提供による利点の第一は、SAP製品と同じ使い勝手の実現。第二に、SAP製品と同様に扱われる保守サービスのご提供など、お客様にさらなる使い方の変更や追加のご負担をかけることのない、お客様第一主義の実現に他なりません。多くのSAP ISVパートナーの中でも、私たちは最もSAP製品との親和性が高いパートナーであると自負しております。





🔶構造化データと非構造化データをSAPで一元管理


OpenTextのソリューションは、SAP S/4HANAやSAP SuccessFactors(以下SFSF)などの機能を補完するものです。ではなぜ私たちのソリューションが必要なのでしょうか。


たとえばSAPで業務改革を行う場合、購買・経理・販売・調達などのプロセスを見直して再設計し、SAP S/4HANA上に構築していきますが、この時、SAPのトランザクションデータやマスターデータ(構造化データ)は、企業全体の情報量のうちわずか20%に過ぎず、残る80%はWordファイルやExcel、PowerPointなどで作成された非構造化データであることが見えてきます。


業務改革目線でこうした社内データの有効活用を考えたとき、SAPだけでは社内データの2割しかカバーできないことや、ガバナンスを効かせた情報管理が実現できないことに気づきます。


私たちのソリューションは、構造化されたデータだけではなく、業務に深く関連する非構造化データまでをも取りこぼさずSAP 製品を中心とした情報の一元管理と活用を推進し、企業全体の情報ガバナンスを推進するための製品です。



🔶SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText


ではOpenTextの3つのソリューションをご紹介します。まずは「SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText(以下xECM)」です。


xECMは、SAP製品と同じ操作性で非構造化データが格納でき、それらをSAPデータに紐付けられます。たとえば、見積書や請求書、発注書だけでなく、品質管理の報告書やCADなどの図面データも、SAP内から検索でき、活用可能です。


販売システム側からも、製造から販売に至るすべてのプロセスにxECMが連携することでOrder to Cash(O2C/ 受注から売り上げ回収までのプロセス) の見える化や、部門をまたがる情報連携も促進できるため、会社全体の業務スピードが大きく加速します。


またxECMのワークフロー機能を使えば、作成した文書をそのまま法務でレビューし、上長確認や必要な承認(電子署名にも対応)を経て、PDFが戻ってくるというようなワークフローの構築がxECMだけで完結できるのです。



🔶SAP SuccessFactors Extended ECM by OpenText


「SAP SuccessFactors Extended ECM by OpenText(以下xECM for SFSF)」は、xECMを人事文書のライフサイクル管理に特化させたソリューションです。文書の作成から記録管理、配信、廃棄まですべてを担います。xECM for SFSFの機能を、人事異動を例に紹介しましょう。


人事異動では、まず人事管理システムで勤務地を変更する一方、業務では、異動の内示や通知文書の作成といった、本人への提示が必要となります。こうした文書は法令上保管が必要で、かつ個人情報のため適切な保管と適時の確実な削除が必要です。さらに人事監査に必要な閲覧記録の管理や、編集記録の管理も必要となります。


xECM for SFSFは、こうした法規制対応の必要な書類の作成・管理・廃棄までを一元的に管理できます。SAP SuccessFactorsに人事異動情報を登録する流れでSAP SuccessFactorsからxECMの画面を開き、テンプレートをもとに人事文書を作成。作成した文書はPDFで保存され、メールなどで対象の従業員本人に配信されます。従業員にとっても割り当てられた専用のワークスペースに自身の人事関連文書が一元的に保存されるため、文書の再作成や紛失、連絡や通知の見落としがなくなり、シームレスな業務プロセスが実現できるので

す。


さらに従業員自身が人事部門に依頼することなく、自身の在籍証明書をセルフサービスで発行・取得するといったことも可能になります。



🔶SAP Invoice Management by OpenText


SAP Invoice Management by OpenText(以下IM)は、SAP製品とシームレスに連携する請求書管理/プロセスソリューションです。

ルールやロール、アクションが事前設定されているため、請求書をSAP に転記(手入力)するといった作業をすべて自動化できます。


たとえばメールで送られてきた請求書PDFは自動で取り込め、紙の書類もスキャナと連携しPDF化。これらのデータをOCR(光学文字認識機能)で抽出し、抽出されたデータはそのままワークフローに流れ、承認されれば直接SAPに登録されるといった一連の作業をすべて自動化します。


もし例外処理が発生した場合は、関連するドキュメントを自動的に分類し、適切な担当者へ転送し、解決や承認、またはその他の処理を行えるようにするなど、繰り返しの単純作業を軽減し、経理業務の効率化をはかります。



🔶OpenTextはSAPとともに企業の改革をサポートいたします


OpenTextのソリューションはSAP S/4HANA導入と同時に、またはすでに稼働中のSAP S/4HANAに対していつでも導入することが可能です。


SAP製品だけでは実現できないことを、SAP製品に溶け込む形で提供するOpenTextは、SAPとともに、御社の「改革」のお手伝いをさせていただきます。