人事データの利活用と人事業務の効率化・高度化
ガバナンス強化をも実現するHR領域DXのベストプラクティス
SAP SuccessFactors Extended ECM Cloud by OpenText

HR領域のDXを加速させるSuccessFactorsの拡張機能

ビジネス環境の変化が激しい現在、人事業務領域（以下、HR領域）では人材確保や人材育成といった業務に、忙しい日々を送っています。一方で多くの企業において、業務効率が良いとはいえない状況が続いています。

HR領域では、個人情報を始めとするさまざまなセンシティブなデータを集め、利用しながら業務を行いますが、人事データが分散してしまっている企業も多く、収集は困難であり、さらに紙の書類での管理が行われている場合も少なくいからです。

こうした背景からHR領域は、企業の戦略や環境の変化に合わせた、業務変革が求められています。このHR領域の高度化をサポートするクラウドソリューションが「SAP SuccessFactors Extended ECM Cloud b y OpenText（以下、SuccessFactors xECM）」です。

SuccessFactors xECMは、SuccessFactorsを利用（または導入検討時）していれば導入できる拡張機能で、採用プロセスや給与、福利厚生といったさまざまな書類やデータの作成・管理・法対応の効率化が図れます。

SuccessFactors xECMはSuccessFactors同様、SaaSで提供されるため、S/4HANAを始めとするSAPシステムへアドオン開発の必要がなく導入可能。もちろんシステムの保守運用も必要ありません。Cloud to Cloudで接続するため、既存環境に影響を与えること無く、迅速に利用できることも特徴です。

SuccessFactors xECMで実現、人事データ一元管理と業務効率化

ECM（エンタープライズコンテンツ管理）と名がつくように、SuccessFactors xECMはHR領域におけるさまざまなコンテンツデータの一元管理を実現。ECM市場でナンバーワンのシェアを持つOpenTextが開発し、SAPのソリューションとして提供されているソリューションです。

多くの機能を搭載するSuccessFactors xECMが、どのようにHR業務をサポートするのか、ポイントとなる機能を紹介します。

まずさまざまなHRデータの一元管理です。HRデータには、SuccessFactorsで管理する従業員名、給与、住所などのデータ以外にも、数多くのデータや書類が存在します。例えば履歴書や採用通知、給与口座といった情報で、これらは多くの企業において、紙やファイルとして倉庫や書庫に保管されたり、データとしてクラウドストレージに保管されたりと、バラバラに保管されています。SuccessFactors xECMはこれらのデータを一元管理でき、SuccessFactorsの人事マスタと連携して活用可能です。もちろん紙の書類のデータ化といったサポートもあるため、ペーパーレス化も実現できます。

高い検索性も大きな特徴です。SuccessFactorsの人事マスタ管理から目的の検索を行うと、SuccessFactors xECMがシームレスに連携し、関連データを見つけます。例えば「AIのスキルを持つ社員」を探したいといった場合でも、職務経歴書といった情報と紐づいているため、AI関連の言葉を入力すれば検索可能。容易に適切な人材を見つけられます。業務効率化の実現はもちろん、コンテンツデータの利活用が狙えるのもSuccessFactors xECMの大きな魅力です。

セルフサービス化やリモートワークもセキュアに利用可能

もちろん個人情報というセンシティブなデータを、セキュアに扱うための工夫も搭載されています。SuccessFactors xECMの権限管理はフォルダ単位ではなく、書類毎に読み取り専用、書き込み可能といった権限を付与できるだけでなく、本人と上司だけにアクセスを許可したり、ファイルの存在を可視・不可視に設定したりと、細やかなカスタマイズが可能。コンプライアンスを保ったまま、企業に合わせた柔軟な運用が可能です。

SuccessFactors xECMは、法対応にも力を入れています。日本国内では個人情報保護法が、そして欧州ではGDPRなどが整備されているように、個人情報やそれらに関連する書類は、慎重な扱いをしなければなりません。中でもGDPRには、不要となったデータを確実に廃棄する義務が定められているため、企業は確実にこれを実施する必要があります。しかし廃棄までの期間が数年といったスパンである場合、廃棄忘れや漏れを無くすことは困難と言えます。SuccessFactors xECMなら、廃棄期限が近づいた書類があった場合、これを通知して廃棄を促します。もちろん退職などに関連し、複数の関連する廃棄データがある場合でも、確実な破棄が可能です。

その他にも従業員による書類作成、いわゆるセルフサービス機能も備わっています。例えばある書類の更新が迫っていた場合、従来であればその書類の写しを郵送してもらい、人事担当が入力するといった流れとなります。一方SuccessFactors xECMは、更新の必要な書類が存在する従業員に対し、そのまま画面から入力を促す通知を送れます。通知を受け取った従業員は、そのまま書類をアップロードしたり、情報を入力したりと対応が可能。この情報は人事担当にチケットとして通知されるため、あとは確認とマスタ登録を行うだけです。

これらの機能は、多くの企業の人事担当がこれまで不満に思っていた「テレワーク」問題も解決できます。従来は、書類のやり取りや保存・検索・管理といった場面でどうしても出社せざるを得ず、テレワークを実現できませんでした。SuccessFactors xECMなら、先に述べたペーパーレス化やセルフサービス化といった機能により、いつでもどこでも業務が遂行できる、いわば働き方改革をも実現できるのです。

HR領域のDXで、エキスパートな業務を遂行できる環境へ

昨今、雇用制度をジョブ型へと変化させる企業も多く、従来の人事システムでは、変化に対応しにくくなっています。また人事データを紙媒体で管理している組織は74％もあり、さらにHR業務のうち業務時間の30%～40%を、ファイリングや書類の検索時間に費やしているというデータもあります。だからこそ人事システムの高度化や、HR領域における業務効率の向上は、企業にとって最優先ともいえる課題なのです。

そしてこれらの課題はすべてSuccessFactors xECMで解決可能です。このソリューションはHR領域のDXを具現化し、人事データの利活用と業務効率化、そしてコンプライアンス強化を実現できる、ベストプラクティスだと自負しています。

業務効率化によりHR領域の担当者は、業務時間を有効に利用できます。例えば会社の経営目標に向けた人事戦路や、企業理念に沿った人材組織変革の促進といった、よりエキスパートな業務に携われる時間を確保できるのです。

ぜひSuccessFactors xECMを導入し、HR領域のDXを成功させてください。私たちはHR領域のDXこそ、企業全体の力を底上げできる「変革」だと確信しています。