SAP SuccessFactors　Employee CentralとEC-Payrollにより

拠点分散型の人事給与プロセスを本社に集約

従業員のセルフサービスで人事部門のスリム化を実現

創業以来の大改革を実施昭和から令和のオフィスへ

ソラストは、3万人の社員が医療・介護・保育に関わるサービスを全国規模で展開している企業だ。同社はいま「昭和のオフィス」での働き方から脱却すべく、大改革を行っている。まずはこの大改革がどのようなものなのか見てみよう。

まずこれまでの働き方だが、情報伝達や業務プロセスは紙ベースであったという。それに伴って、複合機やキャビネット、引き出しといった「昭和の道具」を使わざるを得なかった。もちろん書類や道具のある場所でしか仕事ができないため、従業員の席は固定。こうした状況は、書類の作成と確認そして送付といった非効率な業務を生む。また、外出中に急な対応が発生しても、帰社するまでは対応できず、大きなロスが発生していた。さらにこうした業務プロセスは、事業を拡大するといった状況において、足かせとなってしまうことも懸念していたという。

ソラストはこうした状況を鑑み、最新のIT技術を積極的に活用する「令和のオフィス」を目指しているのである。例えば情報伝達や業務プロセスをペーパレス化し、業務効率の向上を狙う。そしてモバイル機器やノートPCを活用し、クラウド上のデータを利用。これにより紙ベースでは実現できない、情報の一元化が実現できるほか、フリーアドレスといった場所に囚われない働き方も実現できる。もちろん、事業拡大などに対応しやすい柔軟性も得られるだろう。

これがソラストの目指す創業以来の大改革「昭和の働き方から令和の働き方へ」である。 

人事給与プロセスにおける3つの課題を解決するプロジェクト

この大改革において、拠点分散型の人事給与プロセスについても見直しが行われた。ソラストは同時に、給与以外の勤怠や販売管理、データ分析基盤なども刷新しようと考え、基幹システム全体の更改を決定。そしてシステム更改の中心となる給与システムの導入と、プロジェクト全体の調整役として選ばれたのが、EYだ。

EYは人事給与プロセスにおける課題を3つに分類し、プロジェクトを実施した。3つの課題とは「プロセスの最適化と負担軽減」「業務集約化と一元化」「事業規模拡張への対応」である。

プロセスの最適化と負担軽減では、紙ベースの業務プロセスをペーパレス化することや、すでに導入されていたECを活用した、データ更新業務の効率化などが含まれる。

業務集約化と一元化では、拠点ごとなどに分散していた作業の一元化や、現行システムの仕様上、外部委託せざるを得なかった社保関連の業務プロセスを内製化する。

事業規模拡張への対応は、ソラストが進める介護事業のM&Aなどで、拠点や従業員数が増加しても、短時間かつ低コストで対応できる仕組みの構築。複数事業の多様な勤務形態に対応できる、給与計算やデータ分析要件に対応することなどを実施する。

国内導入初期事例となるEC-Payroll＋Payroll Control Center

これらの課題を解決するため、EYが導入したのがSAP SuccessFactors Employee Central Payrol（以下EC-Payroll）だ。導入済みであったECを最大限に活かすべく従前の給与システムをSAP社のEC-Payrollへ刷新したのである。

これに加え、特徴的なソリューションも採用されている。プロジェクト開始当時国内で導入事例のなかったSAP SuccessFactors Payroll Control Center（以下PCC）だ。多くの企業は一般的に、新たに導入する基幹システムにおいては、実績や安定性を求めているはずだ。ソラストは国内事例のないPCCという提案に、不安はなかったのだろうか。これについてソラスト菅野氏は「創業以来の大改革ですから、最新のITはどんどん取り入れようと考えていました。EYからの提案ですから不安はなく、ぜひ日本初にしてくださいと答えました」と話す。

ではなぜEYはPCCを提案したのだろうか。それはPCCがEC側からEC-Payrollに対して、給与計算の実施はもちろんのこと、不正データチェック、担当者へのデータ修正の割り当ておよび業務進捗管理などの革新的な機能を追加できるからに他ならない。今回のプロジェクトでは、大きな負荷がかかっていた給与データの整合性チェックや、給与計算結果の妥当性チェックの自動化を、PCCの機能を積極的に活用し実現している。

なおPCCは、元々SAPとEYUSが共同開発した標準機能であり、ノウハウも十分。これはソラストにとって、採用における大きな安心材料だったに違いない。

プロジェクトがスムーズに進んだポイントはグランドデザインとEYUSの協力

このプロジェクトは、開始から1年3か月で完了し、スケジュールは予定通りに進んだという。プロジェクトがスムーズに進んだポイントは大きく2つある。

まず要件定義を行う前にグランドデザイン、すなわち構想策定を入念に行ったのだ。3か月にも及ぶこの期間に、関連システムとのインターフェイスや、周辺機能についても十分にグランドデザインを実施。これを踏まえて要件定義を行ったことで、以降の作業をスムーズにできたという。

またPCCの導入に関しても工夫があった。前述のようにPCCは、SAPとEYUSが共同開発したものだ。本プロジェクトにはこのEYUSも、プロジェクトメンバーとして加わっていたのである。この結果、国内での導入事例がないことに起因するであろう、予期せぬトラブルなどを未然に防止でき、スムーズな導入を実現した。

なおEY新免氏は、もうひとつ成功のポイントがあるという。「ソラストのみなさんがそれぞれ自覚をもってプロジェクトに取り組んでくれた。これもプロジェクト成功の大きな要因です」。

人事部門の大幅なスリム化を実現しプロジェクト・アワード優秀賞受賞

プロジェクトは成功を収めた。人事部門は大幅なスリム化を実現し、これまで各拠点合計100名以上で対応していた人事給与プロセスを、本社の30名だけで対応できるというのだから驚きだ。

これは給与関連の申請を、従業員がセルフサービスできるようになったからだという。従業員は、通勤費や社保関連といった給与関係の書類を自ら申請。申請されたデータは、PCCによって整合性チェックなどを自動処理する。このとき条件で判断できる内容であれば、アドオンによってデータ登録までも自動化。さらにEC-Payrollとe-Govの連携も実現しているため、社保関連の届け出までもEC-Payrollからシームレスに行えるようになったのだ。

ソラストに大きな効果をもたらしたこのプロジェクトは、対外的な評価も得ている。EC-Payrollの導入によって、拠点分散型の人事給与業務から本社集約化に成功したことが評価され「SAP AWARD OF EXCELLENCE 2022」の「プロジェクト・アワード優秀賞」を受賞したのである。EYの協力で、ソラストは令和のオフィスにまた一歩近づいた。もし自社が人事給与関連において「昭和のオフィス」だと悩んでいるのであれば、一度EYに相談してみてはどうだろうか。

導入企業

株式会社ソラスト

創業：1965年10月（設立 1968年10月）

資本金：6億3,000万円

売上高：1,172億円(2022年3月期／連結)

従業員数：30,928人（女性比率 約90％）（2022年3月末／連結）

パートナー企業

EYストラテジー・アンド・コンサルティング株式会社

URL：https://www.ey.com/ja_jp/people/ey-strategy-and-consulting