各国の電子インボイス化と日本におけるインボイス制度に
ワンストップで対応し業務の効率化を実現する
SAP Invoice Management by OpenText

OpenTextのソリューションでSAPシステムの付加価値を高める

現在国内外では、BtoBにおける電子インボイス化が加速しています。こうした中、来年日本ではインボイス制度が開始され、企業は対応を迫られています。私たちOpenTextは、日本でインボイス制度が開始されるこのタイミングこそ、デジタル化を推進するベストなタイミングだと考えています。それが今回紹介する「SAP Invoice Management by OpenText」です。

OpenTextは、SAPと25年以上に渡るパートナーシップを結んでおり、SAPシステムに対してより付加価値を高められるソリューションを提供し続けています。SAP製品として提供される私たちのソリューションは、すでに国内約500社・海外約5,000社以上に利用していただいているという、実績と信頼があります。

私たちが得意としている技術は、業務データにおいて約80％を占める、紙やPDF、図面や写真・動画といった、データベースに格納しにくいデータ、すなわち非構造化データを統合管理することにあります。OpenTextのソリューションを利用すれば、これまで管理がしにくいとされてきた非構造データを、SAPシステムからセキュリティを担保しつつ、素早くかつ利用可能です。

企業にとって大きな負担となる国内外の電子インボイス対応と日本で始まるインボイス制度

先述したように、国内外の企業において電子インボイス化が加速しています。税務に関連する書類のデータ化が実現することは、作業効率の向上といった恩恵を受けられるため、歓迎すべきことでありますが、一方で問題もあります。これは税務に関する書類やデータの扱いが、国や地域、国税当局ごとに法律・フォーマットが異なる点です。もしこれらを手作業で行った場合、効率が悪く時間が掛かってしまったり、確認漏れなどによる間違いが起こったりと、大きな負担や課題があります。

もちろん日本でも、紙の書類で行ってきた税関連の書類を電子化するため、電子帳簿保存法などの法律が整備されるなど、本格的な電子インボイス化が進んでいます。しかし日本における電子インボイス化については、企業の対応が早いとは言えない状況が続いています。これは国内の電子インボイス化についてシステムなどの導入ハードルが高いことが理由に挙げられ、このような状況において、各国の電子インボイス対応は難しいと言えるでしょう。

こうしたなか2023年には、日本においてインボイス制度が開始されます。インボイス制度が始まると、これまでどおり紙の書類でのやり取りだけでは効率が悪いため、企業は対応を迫られている状況です。

これらの解消には、紙やPDFなど、さまざまな方法・フォーマットで受け取った書類を、いかに省力化して処理し、支払業務を行うかが具体的な課題となります。言い換えれば、電子インボイス化には、総合的な法対応と効率化が必要なのです。

法対応と効率化を両立できるSAP Invoice Management by OpenText

各国の電子インボイスと、日本でのインボイス制度にも対応できるソリューション、それが「SAP Invoice Management by OpenText」です。紙やXML、PDFなどさまざまなメディアで作られた書類を、OCRなどの技術を用いてチェックを行い、データ登録と証票化まで一気通貫で行います。

これまで受け取ったデータを確認し、どのように仕訳伝票に振り分けるのかについては、人が目で確認して行ってきました。しかし人が手で行える作業には限界があり、さらに労働人口の減少という目線で見ても、限界は近づいているといえます。

本ソリューションは、こうした作業を極力人の手を使わずに実現することが可能です。具体的な流れは次のようになります。まずXMLや紙、メールやFAXなどで届いた仕入れ伝票を、データとして取り込みます。紙やFAXの場合、スキャナによる取り込みを行い、メールやデータは、SAPシステムから直接読み込み可能です。読み込んだデータはOCRによりデータ化され、内容に応じてチェックを行います。例えば同じ日付かつ同じ会社から複数届いていないかといったチェックを行い、問題がなければデータは登録されます。もし問題があった場合には、ワークフロー機能を用いて担当者に対し、本当に支払いをしてよいかといったデータの確認を促します。承認されれば、SAPシステムに起票を行います。

本ソリューションは、このように一気通貫した流れを提供可能です。支払いプロセスの電子化と電子インボイスへの対応を、法対応と効率化を両立した形で、実現できるのです。

こうした流れは、OCRやRPA、データマネジメントなどといった、さまざまな複数のソリューションを組合せれば実現可能です。しかしこの場合、データはバケツリレーのようにソリューションを跨るため、もしそのうち1つのソリューションにトラブルが起こったり、バージョンアップによる仕様変更が発生した場合、検証や対応に時間がかかります。当然、複数のシステム・ソリューションを組合せた場合、問題発生のリスクが高まることや、保守運用がバラバラになるといった懸念もあります。

一方SAP Invoice Management by OpenTextは、SAPがワンストップで保守やサポートを提供するため、安心してご利用いただけます。また、UIもSAPシステムそのもので使い勝手がよく、ユーザから見るとOpenTextのソリューションを使っていることに気が付かないほどです。

なお本ソリューションは、日本におけるインボイス制度にももちろん対応予定ですが、この制度のため新たに開発されたソリューションではありません。

これまでグローバルにおいて行われてきた、電子インボイス化に対応してきたソリューションであり、すでに欧州や米国では広く利用されている、ベストプラクティスといえるソリューションなのです。そして、日本版Peppolに対応し、自動チェックとデータ登録といった一連の流れを実現できるようになります。今後、日本を含む各国の電子インボイス制度に変更があった場合や、新たに電子インボイスに対応する国や地域が現れた場合でも、本ソリューションだけで対応できる点も大きな特徴といえます。

対面処理を非対面処理に変え、得られた時間で高度な業務を

私たちは、SAP Invoice Management by OpenTextを導入し、法対応と効率化を実現してもらいたいと考えています。そして財務会計の担当者には、対面処理を非対面処理に変えることで得られた時間を、ぜひ企業の効果を上げられる高度な業務に充てていただきたいのです。

法対応と効率化を実現することは、コンプライアン強化にも繋がります。また、本ソリューションの導入により、75％以上の書類に関わる業務を自動化でき、それにかかる経費も、人の手での作業に比べて50％もの削減を実現したというデータもあり、多くのメリットが得られるソリューションだといえるでしょう。

各国の電子インボイスへの対応や、日本でのインボイス制度をネガティブに捉えるのではなく、自社のデジタル化の契機と捉え、ぜひ法対応と効率化を実現ください。SAP Invoice Management by OpenTextが、サポートいたします。