データドリブン経営を目指すOneFujitsuプロジェクト

その第一歩として実施された「経費精算の高度化」は

データドリブンとWork Life Shiftを加速させる

富士通が目指す姿「OneFujitsuプロジェクト」　

データドリブン経営を目指して富士通が推し進めている「OneFujitsuプロジェクト」。その背景には、経営・業務・ITの3つの要素がある。そして第一の要素「経営」には、富士通が現在進めている事業「Fujitsu Uvance」が密接に関係しているのだ。これは「持続可能な世界に向けたサステナビリティ・トランスフォーメーション」を目指し、企業が持つこれまでのビジネスドメインやビジネスモデルを変えることから始まる事業。この中で富士通は、大きな変革において「社員一人ひとりの力をいかに最大活用し、活き活きと活躍してもらうのか」という視点で考えている一方、従来の形では実現は難しいとの結論に至った。実現には、例えば業務の仕方や組織のモデル、それを支えるITが国やグループ会社、リージョン毎に異なる点などが障壁となる。だからこそこれらを大きく変えなくてはならないというのが、経営としての要望だ。

次に業務側の要素だが、こちらも先に述べたように、それぞれがそれぞれのやり方で最適化を進めていた。こうした個別最適の集合体ではなく、すべてを超えたひとつの富士通で最適化し、この上で業務やマネジメントを実施したいというのが、特に総務人事部門といった業務側からあがる要望だ。

最後にITの要素でも個別最適化が関係している。経営や業務がそうであるように、ITも個別最適が進んでいたが、これはデータドリブン経営に不向きな状態といえる。だからこそITの標準化を実現し、富士通が重視するデータドリブン経営の実現に繋げることや、国を超えたグループ一体での単一データの活用や、ビジネスインテリジェンスをも機能させたいと考えたのだ。

こうした3要素を全体で最適化することこそが、OneFujitsuプロジェクトの目的であり、その第一歩として経費精算の高度化を行うためにConcurが導入された。なぜ、経費精算から始めたのか。福田氏によると理由は2つあるという。

1つ目の理由は全社員が広くカジュアルにDXを体験できる場こそが、経費精算であること。そして2つ目は、Concurは比較的容易に導入できるソフトウェアであり、富士通におけるDXの「先発ピッチャー」としての役割を担うことができると判断したためだ。さらに詳しい理由を平松氏は語る。データドリブン経営では、財務状況のデータをタイムリーに可視化させ、そのデータに基づき、未来予測型の意思決定を行うことが重要。またオペレーショナル・エクセレンスとして業務の効率化を進め、業務の集約と一元化を実現することで、データ活用の可能性も高まる。

そしてConcurの持つ、経費精算のグローバル・デファクトスタンダードとしての側面も評価している。スタンダードだからこそ、実際に利用する社員の利便性はエクスペリエンスとしても高いと考えたからだ。そして福田氏が語るように、DXをすべての社員が日常で体感できることも重要だった。

これに加えてペーパーレスやデバイスフリー・ロケーションフリーといった社員のメリットも大きく、スピード感を持って導入できる。これは富士通が全社を挙げて取り組んでいるDX改革、OneFujitsuプロジェクトを進める上で重要な、「最初のきっかけ」としてもっとも最適な選択だったのだ。

経費精算の改革がもたらした「社員のストレス緩和」

今回の導入プロジェクトで富士通が期待していた効果がいくつかある。まず経費精算プロセスの簡素化による業務効率化、そして前述した利用する社員のメリットがある。また、経費精算のデータをグローバル全体で一元管理できるため、旅費や購買における最適化や適切なコントロールが行えるようになるといった効果にも期待が高まった。

承認や請求といった処理を国や拠点をまたいでレポートラインを作成できる点や、コーポレートカードや交通系ICカードなどと連携し、誤入力の抑制や不正利用の抑止も実現できる点も導入前から期待されていたポイントだ。また、業務効率化により社員のストレスが緩和されたと平松氏は語る。富士通では従来、さまざまな経費・旅費精算を行うことが社員にとって大きなストレスだった。今回のプロジェクトにより、支払い＝精算処理という流れが実現。この結果、社員はストレスから開放され、より付加価値の高い本来の業務に集中できるのである。

導入プロジェクトでの苦労と事前に準備されたさまざまな工夫

もちろん、導入プロジェクトには苦労もあったと井上氏が語る。富士通の経理関連システムとConcurとの連携、そして電子帳簿保存法への対応だ。

経理関連システムと電子帳簿保存法へ対応するには、申請時にシステムの仕様と法、両方を遵守した入力を行う必要があるが、これを従業員がミス無く行うことは難しく、未対策では手戻りが多く発生すると予想したのだ。このためConcurの入力方法を予め定め、監査ルールと呼ぶアラートを100以上設定。この工夫によってエラーで申請内容が破棄されたり、差し戻しによる再申請を行ったりといった、無駄な工数を増やす必要がなくなるのである。

今回のプロジェクトでは、新たなシステムの導入において重要となるトレーニングについても工夫がなされた。これまではマニュアルを用意するといった方法で行ってきたが、あまり活用されていなかったのだ。

このためConcur導入と同時にデジタルアダプションツールによるガイダンスを実装したと五十嵐氏は語る。マニュアルに加えて操作動画も公開、さらに富士通のチャットボットCHORDSHIPによる、ケースごとのFAQも公開した。これらから漏れた問い合わせも、緊急度管理を徹底することで、限られたリソースでのコンタクトセンタ運用を実現。その上でCHORDSHIPのログを参照し、マニュアルなどの改善を実施し、コンタクトセンタ運用の効率化と従業員の利便性向上を測っている。ここでも富士通の目指すデータドリブンが、すでに実行されているのである。

Concurで加速したWork Life Shiftそして富士通が目指す今後の展望とは

導入後は、ロケーションフリーやスマートフォンによる申請、交通系ICカードとの連携や実現したペーパーレスなどが、社員から好評を得ている。またこれらは、富士通が進めるWork Life Shift、すなわち働き方改革にも大きく貢献。むしろ加速させているという。

今後はConcurを共通システムとしてグローバルに拡大することも考えている。これはグローバルから集められるレポートなどを通じ、経費精算のマネジメントを実現するためだ。また、S/4HANAとの連携も視野に入れている。

さらに今回のプロジェクトを通して得た知見を他社の導入支援に活用したいと平松氏は意気込みを語る。「DX化をどうやって進めていくか悩んでいる企業は、全社員がクイックにDXを体感できる、経費精算の変革から着手してみるのもいいと思います。そして、グローバルに社員のエクスペリエンスを高め、経費精算をマネジメントしたいという企業はぜひ一度、我々に声をかけてほしいです」。

国内だけでも7万人の社員が経費精算の高度化を実感している。そして富士通が行う導入支援は、今回のプロジェクトで乗り越えたさまざまな実践知を活かしたものになるはずだ。